1. Definizioni

App: l'applicativo APP "ERP2 Gestione Interventi" (d'ora in poi APP), destinato alla rendicontazione delle attività di assistenza tecnica.

Clienti (aziende): le aziende che acquistano e utilizzano l'App, mettendola a disposizione dei propri dipendenti.

Utenti: i dipendenti o collaboratori dell'azienda cliente che utilizzano l'App.

Clienti finali: soggetti (persone fisiche o referenti aziendali) presso cui viene erogato il servizio di assistenza tecnica e che possono apporre firma su tablet.

2. Panoramica

La presente informativa descrive le modalità di raccolta, utilizzo, condivisione e protezione dei dati personali nell'ambito dell'utilizzo dell'App.

L'App è sviluppata da Centro Software S.p.A. ed è destinata alla gestione e rendicontazione delle attività di assistenza tecnica svolte dai dipendenti delle aziende clienti.

In particolare, l'App consente di:

• - registrare le attività di assistenza tecnica svolte presso clienti;
• - tracciare ore lavorate, interventi e attività effettuate;
• - raccogliere la firma del cliente su tablet a conferma dell'intervento;
• - gestire report e rendicontazioni;
• - sincronizzare i dati con il portale gestionale aziendale;
• - mantenere parte delle informazioni anche localmente sul dispositivo.

L'App è disponibile su dispositivi mobili (Android/iOS) e si integra con una piattaforma gestionale che fornisce gli account utente. Centro Software S.p.A. fornisce la piattaforma tecnologica e il servizio di assistenza tecnica, mentre il trattamento dei dati personali è effettuato dal cliente utilizzatore dell'App in qualità di Titolare del trattamento.

L'App è scaricabile da Play Store per Android e App Store per iOS.

3. Titolare del Trattamento e Data Protection Officer

Il titolare del trattamento è CENTRO SOFTWARE S.p.A. - Via Cantone 341 - 40018 San Pietro in Casale (BO).

Il Titolare ha nominato un Responsabile della protezione dei dati ("Data Protection Officer" o "DPO"), che Lei potrà contattare per l'esercizio dei Suoi diritti, nonché per ricevere qualsiasi informazione relativa agli stessi e/o alla presente Informativa inviando una e-mail all'indirizzo: dpo@centrosoftware.com.

Centro Software S.p.A. opera in qualità di Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, fornendo:

• - la piattaforma software,
• - i servizi di assistenza tecnica,
• - la manutenzione e gestione applicativa.

Centro Software può accedere ai dati esclusivamente per finalità tecniche e di assistenza.

4. Tipologia di dati trattati

Dati degli utenti (dipendenti)

• - nome e cognome
• - email aziendale
• - ruolo e autorizzazioni
• - attività svolte (interventi, ore lavorate, report)
• - log di accesso e utilizzo

Dati dei clienti finali (firma interventi)

• - nome e cognome del referente
• - azienda di appartenenza
• - firma grafometrica su tablet
• - eventuali note sull'intervento

Dati tecnici

• - dati di accesso e autenticazione
• - log di sistema
• - indirizzo IP
• - dati relativi al device

Alcuni dati possono essere memorizzati temporaneamente anche sul dispositivo (device) per garantire il funzionamento dell'App.

5. Finalità e base giuridica

Per consentire all'azienda cliente di utilizzare l'App in modalità SaaS, vengono creati account utente per il personale autorizzato.

I dati trattati possono includere:

• - nome e cognome
• - indirizzo email aziendale
• - ruolo o livello di autorizzazione
• - dati relativi agli accessi alla piattaforma (log di accesso, data e ora)

Tali dati sono trattati per:

• - consentire l'accesso sicuro alla piattaforma
• - gestire permessi e livelli di autorizzazione
• - garantire la corretta configurazione dell'App
• - assicurare la sicurezza del sistema
• - fornire assistenza tecnica e supporto operativo
• - adempiere agli obblighi contrattuali con l'azienda cliente

Le credenziali di accesso sono protette mediante sistemi di sicurezza adeguati (es. cifratura delle password).

Gli amministratori dell'account aziendale (es. referenti IT o responsabili HR) possono disporre di privilegi avanzati per la configurazione e la gestione dell'App.

Per tali soggetti possono essere trattati dati ulteriori relativi a:

• - attività svolte all'interno della piattaforma
• - operazioni di configurazione
• - gestione utenti e autorizzazioni

Questi dati sono trattati per:

• - garantire la tracciabilità delle operazioni rilevanti (audit log)
• - prevenire utilizzi impropri o accessi non autorizzati
• - assicurare la sicurezza e l'integrità del sistema
• - adempiere a obblighi di sicurezza informatica

Le informazioni raccolte a fini di sicurezza non sono utilizzate per finalità disciplinari o di controllo a distanza dei lavoratori, salvo quanto previsto dalla normativa applicabile. Non sono trattate categorie particolari di dati personali (art. 9 GDPR), salvo specifiche esigenze e idonea base giuridica. Questi dati servono esclusivamente per offrire il servizio richiesto, senza profilazione pubblicitaria né attività di marketing.

L'App è utilizzata dall'azienda cliente per la rendicontazione degli interventi tecnici.

I dati dei clienti finali e dei referenti presso cui viene svolta l'attività di assistenza (es. nome, azienda di appartenenza, dati relativi all'intervento, firma su tablet) sono trattati esclusivamente dall'azienda cliente in qualità di Titolare del trattamento, per:

• - registrare e documentare le attività di assistenza tecnica svolte
• - consentire la rendicontazione delle ore e degli interventi effettuati
• - raccogliere la conferma dell'intervento tramite firma del cliente
• - garantire esigenze organizzative, amministrative e di controllo interno
• - adempiere a eventuali obblighi normativi o contrattuali

Centro Software S.p.A., in qualità di fornitore della piattaforma SaaS e Responsabile del trattamento ai sensi dell'art. 28 GDPR, non utilizza tali dati per finalità proprie.

Tuttavia, nell'ambito delle attività di assistenza tecnica, manutenzione o supporto applicativo, il personale autorizzato di Centro Software potrebbe venire incidentalmente a conoscenza di tali dati, esclusivamente nella misura strettamente necessaria alla risoluzione di problematiche tecniche e nel rispetto delle misure di sicurezza e degli obblighi di riservatezza previsti dalla normativa vigente.

I dati personali sono trattati esclusivamente per finalità connesse alla gestione degli interventi tecnici e al funzionamento dell'App.

Nessun dato viene utilizzato per finalità di profilazione commerciale o pubblicitaria.

Il trattamento è lecito ai sensi dell'art. 6 del GDPR in quanto fondato su:

• - esecuzione di misure precontrattuali o contrattuali;
• - legittimo interesse del Titolare (organizzazione del servizio, tutela dei propri diritti e sicurezza operativa).

Ulteriori finalità:

Garantire le funzionalità dell'App e la sicurezza dei sistemi: Questi dati vengono inoltre utilizzati per tutelare l'infrastruttura tecnologica su cui si basa l'App, prevenendo accessi non autorizzati, anomalie di funzionamento e potenziali attacchi informatici. Le misure adottate comprendono soluzioni tecniche e organizzative volte a rafforzare la sicurezza del sistema e a garantire la riservatezza, l'integrità e la disponibilità dei dati trattati e dei servizi offerti.

Fornire assistenza tecnica e supporto: i dati possono essere utilizzati per garantire assistenza tecnica in caso di necessità, ad esempio per:

1. risolvere eventuali malfunzionamenti dell'App
2. verificare anomalie o errori segnalati dagli utenti
3. fornire supporto operativo al personale autorizzato
4. effettuare aggiornamenti, interventi di manutenzione o miglioramenti del sistema

In questi casi, l'accesso ai dati è limitato al personale autorizzato e avviene esclusivamente per il tempo e nella misura strettamente necessari alla gestione della richiesta o alla risoluzione del problema tecnico.

Le attività di assistenza sono svolte nel rispetto delle misure di sicurezza previste dalla normativa vigente e, ove applicabile, da Centro Software S.p.A. in qualità di Responsabile del trattamento.

Log di sistema e manutenzione: Per esigenze connesse al funzionamento e alla manutenzione, la presente Applicazione e gli eventuali servizi terzi da essa utilizzati potrebbero raccogliere log di sistema, ossia file che registrano le interazioni e che possono contenere anche Dati Personali, quali l'indirizzo IP dell'Utente.

Difesa in giudizio: I Dati Personali dell'Utente possono essere utilizzati dal Titolare in sede giudiziaria o nelle fasi preparatorie alla sua eventuale instaurazione, al fine di difendersi da abusi nell'utilizzo della presente Applicazione o dei Servizi ad essa connessi da parte dell'Utente. L'Utente dichiara di essere consapevole che il Titolare potrebbe essere obbligato a comunicare i Dati su richiesta delle autorità pubbliche.

Produrre statistiche aggregate anonime per monitorare l'uso dell'App: Alcuni dati tecnici possono essere utilizzati per elaborare statistiche in forma aggregata e anonima sull'utilizzo dell'App.

Questo significa che le informazioni vengono analizzate nel loro insieme (ad esempio numero di accessi, frequenza di utilizzo di determinate funzionalità, eventuali errori tecnici) senza identificare direttamente gli utenti.

Tali analisi servono esclusivamente a:

1. verificare il corretto funzionamento dell'App
2. individuare eventuali anomalie o criticità tecniche
3. migliorare le prestazioni e l'esperienza di utilizzo
4. ottimizzare i processi di gestione degli accessi

Le statistiche prodotte non consentono di risalire all'identità dell'utente e non vengono utilizzate per finalità di profilazione o marketing.

Informazioni non contenute nella presente policy: Ulteriori informazioni in merito al trattamento dei Dati Personali possono essere richieste in qualsiasi momento al Titolare del Trattamento, utilizzando i recapiti indicati.

6. Natura del conferimento e consenso

Il conferimento dei dati è necessario per l'utilizzo dell'App. Il mancato conferimento può comportare l'impossibilità di utilizzare il servizio.

7. Destinatari

I dati raccolti non saranno trasferiti a terzi né tantomeno diffusi salvo eventuali e limitate comunicazioni che si dovessero rendere necessarie al fine di prestare il servizio richiesto e sempre sotto il controllo del Titolare. In particolare verranno trattati da personale autorizzato del Titolare, eventuali fornitori di servizi IT e manutenzione o società di gestione back-end in cloud, autorità competenti nei casi previsti dalla legge. I dati non sono oggetto di diffusione.

8. Raccolta dei dati

I dati sono raccolti:

• - tramite il portale aziendale (creazione account)
• - direttamente tramite l'App
• - automaticamente durante l'utilizzo

9. Trasferimenti extra-UE

Qualsiasi eventuale trasferimento di dati verso Paesi terzi avverrà solo ove necessario e nel pieno rispetto del Capo V del GDPR sulla base delle idonee garanzie richieste dalla normativa applicabile.

10. Tempi di conservazione dei dati

I dati personali sono conservati per un periodo di tempo non superiore a quello necessario al conseguimento delle finalità per cui sono raccolti, nel rispetto dei principi di limitazione della conservazione e minimizzazione previsti dal GDPR.

Utenti aziendali (account SaaS)

I dati relativi agli utenti aziendali (nome, email, ruolo, credenziali di accesso) sono conservati:

• - per tutta la durata del rapporto contrattuale tra l'azienda cliente e Centro Software;
• - fino alla disattivazione dell'account da parte dell'azienda cliente.

In caso di cessazione del contratto:

• - i dati vengono cancellati o anonimizzati entro 30-90 giorni, salvo necessità di conservazione per obblighi di legge o tutela dei diritti in sede giudiziaria.

Log di accesso e sicurezza (audit log)

I dati relativi agli accessi alla piattaforma e alle attività di amministrazione (es. data e ora di login, operazioni rilevanti effettuate) sono conservati per finalità di sicurezza informatica e tracciabilità.

Salvo esigenze particolari:

• - i log di autenticazione sono conservati per un periodo non superiore a 12 mesi;
• - i log di sicurezza possono essere conservati fino a 24 mesi in caso di necessità di tutela del sistema o difesa in giudizio.

Decorso tale termine, i dati vengono cancellati o resi anonimi.

Backup e sicurezza

I dati possono essere inclusi nei sistemi di backup per finalità di sicurezza e continuità operativa. I backup sono conservati per un periodo massimo di 30 giorni, trascorso il quale vengono sovrascritti automaticamente secondo le policy tecniche adottate.

Conservazione per obblighi di legge o difesa in giudizio

In presenza di obblighi normativi o di necessità di accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, i dati potranno essere conservati per il tempo strettamente necessario al perseguimento di tali finalità.

Decorsi i termini di conservazione sopra indicati, tutti i dati saranno distrutti o resi anonimi, compatibilmente con le procedure tecniche di cancellazione e backup.

11. Diritti dell'interessato

L'Interessato può esercitare in qualsiasi momento i diritti previsti dagli articoli 15-22 del GDPR, tra cui, se applicabili:

• - il diritto di accesso ai propri dati personali;
• - il diritto di rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;
• - il diritto alla cancellazione dei dati ("diritto all'oblio"), quando ricorrono le condizioni previste dall'art. 17 GDPR;
• - il diritto alla limitazione del trattamento nei casi previsti dall'art. 18 GDPR;
• - il diritto di opposizione al trattamento, compresa l'opposizione al marketing diretto;
• - il diritto alla portabilità dei dati personali, ove applicabile.

Lei può sempre richiedere specifica completa del trattamento e dei suoi diritti scrivendo a dpo@centrosoftware.com.

12. Diritto di Reclamo

Se ritiene che il trattamento che la riguarda violi il Regolamento GDPR EU-2016/679 ha il diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, dati di contatto reperibili su www.garanteprivacy.it.

In attuazione del regolamento UE 2016/679 e delle normative vigenti le forniamo le seguenti informazioni attinenti ai trattamenti e alla protezione dei suoi dati personali.

13. Cookie Policy

Cosa sono i cookie

I "cookie" sono piccoli frammenti di informazioni che un sito Web o un'applicazione registra durante la visualizzazione del sito Web o durante l'utilizzo dell'App.

Tipologie di cookie utilizzati

L'App utilizza esclusivamente cookie tecnici, necessari al corretto funzionamento della stessa.

I cookie installati sono utili per le seguenti finalità:

1. Verifica corretto funzionamento e statistiche aggregate anonime

Questi dati vengono utilizzati al solo fine di ricavare informazioni statistiche anonime sull'uso dell'App e per controllarne il corretto funzionamento.

2. Difesa in giudizio

I dati dell'Utente possono essere utilizzati per la difesa da parte del Titolare in giudizio o nelle fasi propedeutiche alla sua eventuale instaurazione, da abusi nell'utilizzo dell'App o dei servizi connessi. I dati potrebbero essere utilizzati per l'accertamento di responsabilità in caso di ipotetici reati informatici.

3. Manutenzione dei sistemi

I cookie tecnici sono utilizzati per garantire la sicurezza e la manutenzione tecnica della piattaforma.

Assenza di cookie di profilazione

Non viene fatto uso di cookie per la trasmissione di informazioni di carattere personale.

Non vengono utilizzati cookie persistenti di profilazione né sistemi di tracciamento degli utenti.

Non vengono utilizzati cookie per finalità commerciali o pubblicitarie.

Cookie di sessione

L'uso di cookie di sessione (che non vengono memorizzati in modo persistente sul dispositivo dell'utente e svaniscono con la chiusura dell'applicazione o del browser) è strettamente limitato alla trasmissione di identificativi di sessione necessari per consentire l'utilizzo sicuro ed efficiente dell'App.

Tali cookie:

• - Non consentono l'acquisizione di dati personali identificativi dell'utente
• - Non permettono attività di tracciamento
• - Sono indispensabili per il funzionamento tecnico dell'App

Natura del conferimento dei dati

A parte quanto specificato per i dati di navigazione (cookie tecnici), il conferimento dei dati da parte dell'utente è facoltativo. Il mancato conferimento può comportare l'impossibilità di usufruire dei servizi offerti dall'App.

14. Modifiche alla presente privacy policy

Il Titolare del Trattamento si riserva il diritto di apportare modifiche alla presente privacy policy in qualunque momento, dandone comunicazione agli Utenti su questa pagina e, ove possibile, tramite la presente Applicazione nonché, qualora tecnicamente e legalmente fattibile, inviando una notifica agli Utenti attraverso uno dei recapiti di cui è in possesso. Si invitano pertanto gli Utenti a consultare periodicamente questa pagina, facendo riferimento alla data di ultima modifica indicata in fondo.